Droits et obligation de l’établissement hôtelier « Wood Inn » qui est une marque de la SAS SEPHINA et de son Client.

SEPHINA est une Société par Action Simplifiée au Capital de 10 000 €,  immatriculée au Registre du Commerce et des société de Bordeaux sous le numéro 805 193 216 dont le siège social est sis au 1, rue Euler 33700 Mérignac – France et dont le numéro de TVA intracommunautaire est FR09805193216.

Tél : +33 (0)5 56 34 39 99. Mail : resa@woodinn.fr

Clause n° 1 : Objet

Les conditions générales de vente décrites ci-après détaillent les droits et obligations de la société SEPHINA, Hôtel Wood Inn et de son client dans le cadre de la vente des prestations suivantes : Location de salles de réunion, séminaires, location de chambres, petits- déjeuners, plateaux repas, pauses et prestations diverses.

Toute prestation fournie par la société SEPHINA implique donc l'adhésion sans réserve de l'acheteur aux présentes conditions générales de vente.

SEPHINA se réserve le droit de modifier ou compléter, à tout moment, tout ou partie des présentes Conditions Générales. Dans ce cas, la nouvelle version de CGV sera disponible sur le site avec la date d’entrée en vigueur. En tout état de cause, le client sera lié par la seule version des CGV en vigueur au moment où le client effectue la réservation de son service.

Clause n° 2 : Prix

Les prix des prestations vendues sont ceux en vigueur au jour de la prise de commande. Ils sont libellés en euros et calculés hors taxes. Par voie de conséquence, ils seront majorés des taux de TVA applicables au jour de la commande. Lors de la confirmation, le prix total est indiqué au client en montant TTC en euros.

La société SEPHINA s'accorde le droit de modifier ses tarifs à tout moment. Toutefois, elle s'engage à facturer les prestations commandées aux prix indiqués lors de l'enregistrement de la réservation.

Clause n° 3 : Rabais et ristournes

Les tarifs proposés comprennent les rabais et ristournes que la société SEPHINA serait amenée à octroyer compte tenu de ses résultats ou de la prise en charge par l'acheteur de certaines prestations.

Clause n° 4 : Escompte

Aucun escompte ne sera consenti en cas de paiement anticipé.

Clause n° 5 : Modalités de paiement

 - Hébergement :

Le règlement des réservations s'effectuera :

• soit par virement bancaire

• soit par carte bancaire en prépaiement.

Le prépaiement s’entend de tout paiement effectué au moment de la réservation par le client. Au moment du prépaiement, le montant qui est débité lors de la réservation du service comprend le montant total indiqué lors de la réservation, et le cas échéant, le prix des options sélectionnées par le client.

Pré-autorisation :

Si le client n’a pas prépayé en ligne son séjour, l’Établissement pourra, le jour de l’arrivée du Client , faire une demande d’autorisation (« pré-autorisation ») auprès de la banque du Client sur la carte bancaire pouvant aller jusqu’au montant de la réservation. La demande de pré-autorisation n’est pas un débit immédiat mais correspond à une réserve pour paiement ultérieur, autorisée par la banque du Client, qui vient temporairement réduire le plafond de la carte bancaire utilisée pour garantir la possibilité de débit ultérieur. Dans certains cas, en fonction de la banque du Client, la demande de pré-autorisation peut toutefois apparaitre comme un débit en attente sur le compte bancaire associé à la carte utilisée.

 - Séminaires :

Lors de l'enregistrement de la réservation, l'acheteur devra verser un acompte de 40% du montant global de la facture pro-forma, la réservation sera ferme dès réception de l’acompte. Le solde devant être payé sept jours avant la manifestation sur présentation de la facture définitive.

​Clause n° 6 : Engagements et responsabilité du client :

Le Client est seul responsable de son choix des services sur le site et de leur adéquation à ses besoins, de telle sorte que la responsabilité de SEPHINA ne peut être recherchée à cet égard.

Le Client est également seul responsable des informations communiquées au moment de la réservation.

Il s’engage, en particulier, en réalisant une réservation définitive d’un service, à en payer le prix et à respecter les conditions d’occupation. Il est responsable de tous les dommages causés par lui et/ou ses invités au sein de l’Établissement et supporte tous les coûts engendrés par ces dommages (interdiction de fumer dans l’Établissement y compris dans les chambres, interdiction de cuisiner, animaux interdits, utilisation du Wifi à des fins de reproduction, de représentation, de mise à disposition ou de communication au public d’œuvres ou objets protégés par un droit d’auteur…)

Clause n° 7 : Loi applicable et règlement des litiges

Les Conditions Générales sont régies par le droit français, sans faire obstacle aux dispositions impératives protectrices éventuellement applicables du pays de résidence des consommateurs.

Le Client est informé par SEPHINA de la possibilité de recourir, en cas de contestation relative aux présentes Conditions Générales, à une procédure de médiation conventionnelle ou à tout autre mode alternatif de règlement des différends, dans les conditions prévues au Titre Ier du Livre VI du Code de la consommation.

Après avoir saisi l'Établissement pour tenter de résoudre le litige à l'amiable, et en cas de réponse négative ou de l'absence de réponse dans un délai de soixante (60) jours à compter de la saisine, le Client peut saisir le Médiateur. La saisine du Médiateur peut se faire dans un délai de douze (12) mois après la première réclamation.

• Les modalités de saisine du Médiateur :

Le médiateur ne peut être saisi que par le Client pour l’examen du litige qu’il rencontre avec l’Établissement. Il est rappelé que le professionnel est également tenu de fournir cette information au consommateur dès lors qu’un litige n’a pas pu être réglé dans le cadre d’une réclamation préalable.
Le processus de médiation des litiges de la consommation ne s’applique pas :
– aux litiges entre professionnels,
– aux négociations directes entre le consommateur et le professionnel,
– aux procédures introduites par un professionnel contre un consommateur,

• Contact du Médiateur :

CM2C – 14 rue Saint Jean 75017 PARIS. Tél : 06 09 20 48 86  - www.cm2c.net

Le formulaire de saisine de ce Médiateur est accessible depuis le lien suivant : https://cm2c.net/declarer-un-litige.php

La chartre de CM2C est accessible depuis le lien suivant :

https://cm2c.net/charte.php

Clause n° 8 : Droit de rétractation

En application de l’article L.221-28 12° du code la consommation, les prestations de services d’hébergement, autres que d’hébergement résidentiel, de services de transport de biens, de locations de voitures, de restauration ou d’activité de loisirs qui doivent être fournis à une date ou à une période déterminée sont exclues de l’exercice de droit.

Le Client ne bénéficie donc pas du droit de rétractation.

​Clause n° 9 : Force majeure

La responsabilité de la société SEPHINA ne pourra pas être mise en œuvre si la non-exécution ou le retard dans l'exécution de l'une de ses obligations décrites dans les présentes conditions générales de vente découle d'un cas de force majeure. À ce titre, la force majeure s'entend de tout événement extérieur, imprévisible et irrésistible au sens de l'article 1148 du Code civil.

Clause n° 10 : Conditions d’annulation  :

• Annulation Client :

       - Hébergement :

  Les chambres réservées peuvent être annulées 24 heures avant le jour de l’arrivée sans frais, en cas d’annulation le jour même, le cout total de la première nuitée sera demandé. Les réservations « non remboursables » ne pourront faire l’objet d’aucune modification et/ou annulation. Les arrhes (les sommes versées en avance) ne feront l’objet d’aucun remboursement.

  Dans le cas d’une non-présentation, l’Établissement débitera la carte bancaire fournie au moment de la réservation du montant TTC de la première nuit réservée. Les nuits supplémentaires (au-delà de la première nuit) seront annulées sans frais. Le Client est informé que dans une telle hypothèse, l’Établissement remettra ses chambres à la vente. Le Client n'aura droit à aucun remboursement ou quelconque indemnisation.

       - Séminaire :

Toute demande d’annulation de la part du client, devra être adressée à SEPHINA par écrit. Elle entrainera la perception au minimum des frais suivants :

Entre quinze et un jour avant la manifestation : 100 % du montant de la réservation à régler.

Entre trente et quinze jours avant 60 % du montant à régler. En cas d’annulation, les sommes versées ne seront jamais remboursables.

• Annulation de la part de l’Etablissement :

En cas d’impossibilité de réaliser le Service et notamment de mettre la chambre réservée à disposition du Client, l’Établissement devra proposer au Client un autre lieu d’hébergement dans un Établissement de catégorie équivalente ou réaliser un Service, de même nature, sous réserve de l’accord préalable du Client. L’Etablissement remboursera au Client les prestations prépayées non fournies.

​Clause n° 11 : Données à caractère personnel

Le Client est informé, sur chacun des formulaires de collecte de données à caractère personnel, du caractère obligatoire ou facultatif des réponses.

Celles-ci ne sont jamais partagées, ni communiquées, elles sont traitées uniquement dans le but de vous garantir un bon déroulement de votre séjour ou de vous contacter en cas de besoin lié à votre réservation.

Vous avez le droit de vous inscrire sur une liste d'opposition au démarchage téléphonique.

Clause 12 : Tribunal compétant

Tout litige relatif à l'interprétation et à l'exécution des présentes conditions générales de vente est soumis au droit français.
À défaut de résolution amiable, le Client peut saisir à son choix, outre l’une des juridictions territorialement compétentes en vertu du code de procédure civile, la juridiction du lieu où il demeurait au moment de la conclusion du contrat ou de la survenance du fait dommageable.

​Clause n° 13 : Dispositions Particulières Assurance

SEPHINA est titulaire d’une assurance multirisque professionnelle, dont les conditions générales peuvent être communiquées sur simple demande.

Tout matériel manquant ou détérioré sera facturé sur la base de la valeur de remplacement ou de réparation et payable au fournisseur dès réception de la facture.

L’hôtel ou son personnel ne pourront être tenus pour responsables des pertes ou vols de quelque nature que ce soit, affectant le Client, Client-organisateur ou les Participants , sauf dans la mesure où le bien concerné aura préalablement été confié explicitement à la réception de l’établissement contre récépissé régulier.

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Fait à Mérignac, le 1er janvier 2024

SAS SEPHINA

Hôtel Wood Inn
1 rue Euler, 33700 MERIGNAC